Casus

Een van mijn patiënten wil dat ik zijn medisch dossier vernietig. Moet ik aan dat verzoek voldoen?

Advies

Een patiënt heeft het recht om (gegevens uit) zijn medisch dossier te laten vernietigen. U moet een verzoek daartoe in beginsel honoreren, behalve als u een beroep kunt doen op een weigeringsgrond. U kunt uw patiënt wel wijzen op de nadelen die de vernietiging van het dossier heeft voor de continuïteit van de zorg. Ook kunt u hem aanbieden om niet het hele dossier te vernietigen, maar alleen bepaalde gegevens. Blijft uw patiënt volharden in zijn wens en is er geen sprake van een weigeringsgrond, dan moet u aan zijn verzoek voldoen.

Toelichting

Een patiënt heeft het recht om gegevens uit zijn medisch dossier te laten vernietigen. Dit staat in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).¹ Het vernietigingsrecht geldt alleen voor gegevens die u als arts heeft opgeslagen in het kader van uw dossierplicht. Financiële en administratieve gegevens over de patiënt en persoonlijke werkaantekeningen vallen niet onder het vernietigingsrecht.

Weigeringsgronden

Op het vernietigingsrecht uit de WGBO bestaan de volgende weigeringsgronden:

• Een ander dan de patiënt heeft een aanmerkelijk belang bij het bewaren van de gegevens.
  U mag een verzoek om vernietiging van bepaalde gegevens afwijzen als een ander dan de patiënt een aanmerkelijk belang heeft bij het bewaren van die gegevens. U moet dan aannemelijk maken dat het belang van die ander groter is dan het belang dat de patiënt heeft bij de vernietiging. Het moet gaan om een concreet, actueel belang. Denk bijvoorbeeld aan het belang van een familielid om de gegevens te kunnen gebruiken voor een onderzoek naar erfelijke ziekten.
  Ook als arts kunt u een aanmerkelijk belang hebben bij het bewaren van bepaalde gegevens. Dit is bijvoorbeeld het geval als een patiënt een juridische procedure tegen u is gestart of als u op reële gronden kunt aannemen dat de patiënt dit binnenkort gaat doen. In dat geval heeft u er belang bij dat de gegevens bewaard blijven, zodat u ze voor uw verweer kunt gebruiken. Echter, het enkele feit dat een patiënt mogelijk een klacht zal indienen, is onvoldoende grond om een vernietigingsverzoek af te wijzen.
• Een andere wet bepaalt dat gegevens niet vernietigd mogen worden.
  Soms bepaalt een andere wet dat gegevens (binnen een bepaalde termijn) niet vernietigd mogen worden. Voorbeelden hiervan zijn de Archiefwet, het Arbeidsomstandighedenbesluit, het Besluit basisveiligheidsnormen stralingsbescherming, de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg (Wvggz) en de Wet zorg en dwang (Wzd). Beide laatstgenoemde wetten bepalen dat de gegevens van een cliënt niet mogen worden vernietigd in de eerste vijf jaar van de bewaartermijn.² Pas na die vijf jaar kan de cliënt/betrokkene een verzoek tot vernietiging doen.
• De vernietiging belemmert goed hulpverlenerschap.
  U hoeft een dossier niet te vernietigen als overduidelijk is dat deze vernietiging tegen het belang van de patiënt ingaat. Denk aan informatie die zó cruciaal is voor de behandeling, dat u na de vernietiging hiervan geen goede zorg meer kunt leveren. Of aan een verzoek van een ouder om informatie over vermeende mishandeling uit het dossier van zijn kind te verwijderen.
• De WGBO is niet volledig van toepassing.
  Het vernietigingsrecht uit de WGBO is niet altijd volledig van toepassing. Dit geldt bijvoorbeeld voor medische keuringen die in opdracht van een derde worden verricht. Een voorbeeld hiervan zijn de zogenoemde ‘verplichte spreekuurcontacten’, zoals sociaal-medische begeleiding en verplichte medische keuringen tijdens het dienstverband. Op deze verplichte contacten is de WGBO alleen van toepassing voor zover de aard van de rechtsbetrekking zich daar niet tegen verzet. In de praktijk betekent dit dat de werknemer geen vernietigingsrecht heeft voor gegevens die uit zo’n verplicht spreekuurcontact voortkomen.

Alternatieven

Verzoekt de patiënt om vernietiging van zijn hele medisch dossier, dan kunt u hem zo nodig wijzen op de nadelen hiervan en hem adviseren om zijn verzoek in te trekken. Bijvoorbeeld als u twijfelt of de patiënt wel kan overzien wat de gevolgen van de vernietiging zijn voor de continuïteit van de zorg. Als alternatief kunt u de patiënt de mogelijkheid bieden om niet het hele dossier, maar alleen bepaalde gegevens hieruit te vernietigen. Volhardt de patiënt in diens verzoek om vernietiging van het hele of gedeeltelijke dossier dan kunt u de patiënt aanbieden om de patiënt een afschrift van het dossier te overhandigen. Zo behoudt de patiënt de mogelijkheid om de gegevens op een later tijdstip alsnog aan een andere arts te geven. U bent echter niet verplicht om dit te doen. Volhardt de patiënt in zijn wens om het medisch dossier te vernietigen, dan geeft u daar gevolg aan.

Informatie verstrekken aan derden na vernietiging

Daarnaast is het raadzaam om de patiënt bij een verzoek om vernietiging erop te wijzen dat u na de (gedeeltelijke) vernietiging van zijn dossier geen onjuiste of misleidende antwoorden zult geven bij informatieverzoeken van anderen. Merkt u dat er door de vernietiging van bepaalde gegevens een verkeerd beeld uit het resterende dossier naar voren komt? Dan kunt u bij een informatieverzoek zeggen dat u de vragen wegens een onvolledig dossier niet goed kunt beantwoorden.

Schriftelijk verzoek

Een patiënt moet een verzoek om zijn dossier geheel of gedeeltelijk te vernietigen schriftelijk of elektronisch bij u indienen. Als u de gegevens niet vernietigt, raden wij u aan om de patiënt schriftelijk en gemotiveerd te informeren waarom u dat niet doet. Deze schriftelijke reactie bewaart u in het dossier van de patiënt. Ook maakt u een aantekening in het dossier van de patiënt dat en op welke datum deze een verzoek om vernietiging heeft gedaan en dat dit verzoek niet is gehonoreerd. De aantekening in het dossier blijft altijd bewaard, ook als de patiënt mocht verzoeken om vernietiging van het vernietigingsverzoek. Tevens bewaart u het onderliggende (schriftelijke of elektronische) vernietigingsverzoek van de patiënt in diens dossier.

Als de patiënt verzoekt om vernietiging van het door hem ingediende vernietigingsverzoek uit
zijn dossier, terwijl dit verzoek niet is gehonoreerd, dan mag u het vernietigingsverzoek verwijderen uit het dossier. U mag het verzoek weigeren als het bewaren van het verzoek van de patiënt van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de patiënt, bijvoorbeeld als u op reële gronden mag aannemen dat de patiënt een juridische procedure tegen u zal starten. Ook van dit verzoek om vernietiging van het vernietigingsverzoek maakt u een aantekening in het dossier. De aantekening in het dossier blijft altijd bewaard.

Als u het verzoek om vernietiging van een deel van het dossier wel honoreert, dan dient u ook het verzoek om vernietiging te vernietigen. Anders zouden de vernietigde gegevens via dit vernietigingsverzoek nog steeds beschikbaar kunnen blijven en dat zou indruisen tegen de strekking van het recht op vernietiging. Wel maakt u ook dan een aantekening in het dossier dat en op welke datum de patiënt het vernietigingsverzoek heeft gedaan en op welke datum dit verzoek is gehonoreerd. De patiënt heeft geen recht op vernietiging van deze aantekening in het dossier; deze blijft altijd bewaard omdat dit van belang kan zijn voor de kwaliteit van de zorgverlening. Als de patiënt heeft verzocht om vernietiging van zijn volledige dossier dan mag u het onderliggende verzoek tot vernietiging wel bewaren. Dit om zo nodig in een later stadium te kunnen aantonen dat het dossier op verzoek van de patiënt volledig is vernietigd.

Termijn

U bent verplicht om binnen een maand aan het schriftelijke verzoek van de patiënt te voldoen. Is het verzoek ingewikkeld (bijvoorbeeld veel uitzoekwerk) of heeft de patiënt meerdere verzoeken gestuurd? Dan kunt u deze termijn met twee maanden verlengen. U moet dan wel binnen een maand aan de patiënt laten weten dat het langer gaat duren.³

Verzoek weigeren

Weigert u om aan het vernietigingsverzoek te voldoen, dan moet u die weigering goed onderbouwen. Als de patiënt het hier niet mee eens is, kan hij zijn vernietigingsverzoek voorleggen aan bijvoorbeeld de functionaris gegevensbescherming van de zorgaanbieder.

Recht op vergetelheid

Een burger heeft ook een ‘recht om vergeten te worden’ op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit recht geldt in principe niet voor medische dossiers.⁴ Desondanks kunnen patiënten wel een beroep doen op hun vernietigingsrecht uit de WGBO.

Meer informatie

• KNMG-richtlijn Omgaan met medische gegevens (PDF)

Zie ook

• Praktijkdilemma: Mag ik op verzoek van de patiënt gegevens uit het medisch dossier vernietigen bij een vermoeden van fraude?

¹ Artikel 7:455 BW.

² De bewaartermijn voor gegevens uit het dossier volgens de Wvggz, respectievelijk de Wzd, start op het moment dat de crisismaatregel, de voortzetting van de crisismaatregel of de zorgmachtiging is beëindigd, respectievelijk op het moment dat de onvrijwillige zorg of inbewaringstelling is beëindigd (artikel 8:33 lid 2 Wvggz en artikel 18a lid 5 Wzd).

³ Artikel 12 lid 3 AVG.

⁴ Medisch dossier | Autoriteit Persoonsgegevens