Ik ga binnenkort met pensioen en wil mijn huisartsenpraktijk overdragen aan een andere huisarts. Welke richtlijnen zijn er voor het overdragen van de patiëntendossiers?
Als je jouw praktijk aan een andere huisarts overdraagt, moet je jouw patiënten hierover informeren en ze laten weten dat de nieuwe huisarts hun dossiers overneemt. Als patiënten hiertegen geen bezwaar maken, mag je de dossiers aan je opvolger overdragen. Heeft een patiënt hier wel bezwaar tegen, dan moet je zijn dossier bewaren gedurende de wettelijke bewaartermijn.
Als een (huis)arts zijn praktijk overdraagt aan een andere (huis)arts, hoeft hij zijn patiënten niet expliciet om toestemming te vragen voor de overdracht van hun dossiers aan de nieuwe (huis)arts. Wel moet de arts zijn patiënten informeren over de praktijkoverdracht en ze laten weten dat hij hun dossiers aan de nieuwe arts overdraagt.
Vervolgens moeten de patiënten een redelijke termijn krijgen voor het maken van bezwaar tegen de dossieroverdracht. Denk bijvoorbeeld aan vier weken, of zes tot acht weken in vakantieperiodes. Heeft de arts na het verstrijken van deze termijn geen bezwaren ontvangen, dan mag hij de dossiers overdragen aan zijn opvolger. Heeft een patiënt wel bezwaar gemaakt tegen de overdracht, dan moet de arts het dossier bewaren.
Geen opvolger
Het kan ook zijn dat de opvolger nog niet bekend is als een huisarts stopt met zijn praktijk. In dat geval zijn er twee scenario’s denkbaar:
De arts is zelf in staat om de patiëntendossiers (tijdelijk) te bewaren.
De arts kan zijn dossiers niet meer zelf bewaren.
Als de arts de dossiers zelf kan bewaren
Als een patiëntendossier niet aan een nieuwe arts kan worden overgedragen, dan blijft de bewaarplicht rusten op de oude huisarts. Dit is bijvoorbeeld het geval als een patiënt (nog) geen nieuwe huisarts heeft, als een patiënt geen toestemming geeft om zijn dossier over te dragen of als er geen opvolger is. Zolang de huisarts in staat is om de dossiers zelf te bewaren, adviseren wij om deze niet aan de patiënten mee te geven. Wel kan de huisarts een pdf-versie van het digitale dossier aan een patiënt verstrekken. In dat geval verstrekt hij in feite een afschrift van het dossier. Op het origineel blijft de wettelijke bewaarplicht rusten.
Als de arts de dossiers niet meer zelf kan bewaren
Het kan soms gebeuren dat huisartsenpraktijken stoppen zonder dat er een opvolger is die de patiënten overneemt. Soms zal dat beheer tijdelijk nog wel mogelijk zijn, maar in sommige situaties ook niet, bijvoorbeeld bij overlijden van de praktijkhouder of als de patiënt langdurig geen nieuwe huisarts vindt. Ook is het ontbreken van een opvolger een probleem voor de bewaarplicht van dossiers van overleden patiënten. Wettelijk gezien is hier nog geen goede oplossing voor. Het is raadzaam dat een arts tijdig regelt waar en door wie zijn dossiers worden bewaard, in het geval dat hij overlijdt of als hij om een andere reden plotseling niet meer in staat is om zelf de dossiers te beheren. Patiënten moeten voor zover mogelijk op de hoogte worden gebracht van de regeling die de arts heeft getroffen.