Een patiënt verzoekt om een afschrift van zijn medisch dossier. Mag ik daar een vergoeding voor vragen? En zo ja, hoeveel mag ik dan vragen?
U mag geen vergoeding vragen voor het verstrekken van een afschrift van een medisch dossier of van gegevens daaruit. Alleen als een patiënt vraagt om meer dan één afschrift of als hij heel vaak om een afschrift vraagt, mag u een redelijke vergoeding vragen.
In de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) is geregeld dat patiënten recht hebben op inzage in, en een afschrift van hun medisch dossier1. Op grond hiervan kan een patiënt een afschrift vragen van zijn volledige dossier of van gegevens daaruit. Ook de vertegenwoordiger of gemachtigde van de patiënt, bijvoorbeeld een advocaat, mag daarom vragen.
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mag voor het verstrekken van persoonsgegevens geen vergoeding worden gevraagd2. Dit betekent dat u als arts kosteloos een afschrift van het medisch dossier moet verstrekken. Stuurt u dit afschrift per post naar de patiënt, dan mag u ook niet de portokosten in rekening brengen.
Overigens wordt afgeraden om het afschrift per post te versturen, omdat daarmee het risico bestaat dat de gegevens in handen komen van onbevoegden. Het heeft daarom de voorkeur dat de patiënt het afschrift zelf komt halen en dat u vóór de overhandiging zijn identiteit zo nodig controleert .
Een andere mogelijkheid is dat u een pdf maakt van de medische gegevens en deze via beveiligde mail naar de patiënt stuurt. Ga in dat geval eerst na of het e-mailadres van de patiënt klopt.
Er bestaan twee uitzonderingen op de regel dat u geen vergoeding mag vragen voor een afschrift van het medisch dossier. U mag wel een ‘redelijke vergoeding’ vragen als:
de patiënt om meer dan één afschrift vraagt3; of
als het verzoek buitensporig is, bijvoorbeeld als een patiënt heel vaak verzoeken indient4. In dit geval mag u het verzoek ook weigeren.
Alleen in deze gevallen mag u een redelijke vergoeding voor het afschrift vragen. Wat een ‘redelijke vergoeding’ is, is nog niet duidelijk: de Autoriteit Persoonsgegevens heeft hier nog geen formeel standpunt over ingenomen. Vooralsnog kunt u bijvoorbeeld denken aan de kosten van een cd of dvd, of een redelijke vergoeding per gekopieerde pagina. Vraagt de patiënt om toezending per post en gaat het om een dik of aangetekend pakket, dan kunt u in deze gevallen ook om een vergoeding van de portokosten vragen. Aangeraden wordt om vooraf duidelijk te zijn over de kosten, bijvoorbeeld in de privacyverklaring op uw website.
Let op:
Dit praktijkdilemma gaat uitsluitend over de situatie waarin een patiënt zelf, of een vertegenwoordiger/gemachtigde van de patiënt (bijvoorbeeld diens advocaat), om een afschrift van (gegevens uit) zijn medisch dossier vraagt. Als een derde partij informatie opvraagt via gerichte schriftelijke vragen, dan kunt u daarvoor een NZa-tarief in rekening brengen. Zie ook de factsheet ‘Kosten informatieverstrekking’ op de LHV-website. Andere artsen met vragen hierover verwijzen wij naar hun eigen beroepsvereniging.
1 Artikel 7:456 BW.
2 Artikel 12 lid 5 AVG.
3 Artikel 15 lid 3 AVG.
4 Artikel 12 lid 5 AVG.