Doel is om uw boodschap over te brengen en de relatie met uw collega in stand te houden. Dat laatste is heel belangrijk, met het oog op de samenwerking in de toekomst. Dit gesprek heeft overeenkomsten met slechtnieuwsgesprekken zoals u die (wellicht) voert met patiënten.
Denk aan het laten landen van het slechte nieuws en ruimte geven aan de emoties om de schok te verwerken. Maar ook: het slechte nieuws niet mooier maken dan het is. Hieronder volgen de stappen van een dergelijk gesprek. Meer informatie hierover vindt u in het artikel ‘Effectief feedback geven’ van medisch psycholoog Mart Calff, zie rechterkolom.
Voorbereiding is het halve werk. Bepaal voor uzelf hoe u de feedback gaat formuleren. Nodig de gesprekspartner uit. Het is van belang dat uw collega globaal weet waar het gesprek over zal gaan.
Bedenk goed wat u precies wilt bespreken. Wat is het concrete gedrag dat u met uw collega wilt bespreken? (dus niet een gevoel of indruk van de ander) Feedback moet altijd geformuleerd zijn in specifiek waarneembaar gedrag.
Sta stil bij de emoties die de feedback bij de ontvanger oproept. Pas als de emoties de ruimte hebben gekregen kan de inhoud landen.
Benoem het gewenste gedrag zo concreet mogelijk en licht toe waarom dit gedrag gewenst is.
Maak duidelijke afspraken over wat er gaat gebeuren. Heeft de feedbackontvanger daarvoor nog iets specifieks nodig?